Backoffice detacheren of uitzenden uitbesteden? — Payper B.V. (2024)

Je bent niet tevreden over je huidige payrollbedrijf en je wilt overstappen naar ons. Dat gaat vrij makkelijk, toch zijn er enkele regels waaraan moet worden voldaan. Allereerst moet de huidige overeenkomst met het huidige payrollbedrijf worden opgezegd. Dit moet schriftelijk gebeuren, en er moet rekening worden gehouden met de opzegtermijn die in de overeenkomst is vastgelegd.

Als er werknemers betrokken zijn bij de overstap, moeten hun persoonsgegevens en arbeidsvoorwaarden worden overgedragen aan het nieuwe payrollbedrijf. Dit moet zorgvuldig en tijdig gebeuren, zodat er geen onnodige vertragingen ontstaan in de betaling van salarissen en premies. Het is daarnaast belangrijk om de werknemers te informeren over de overstap en hen gerust te stellen dat hun arbeidsvoorwaarden en -rechten onveranderd blijven. In de meeste gevallen behouden de werknemers hun huidige functie, salaris en andere arbeidsvoorwaarden, en gaan ze alleen over naar een andere payrollorganisatie.

Wij zullen zorgvuldig de bestaande arbeidsvoorwaarden beoordelen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de wet- en regelgeving en dat ze de werknemers voldoende bescherming bieden (people first). Eventuele discrepanties of onregelmatigheden zullen moeten opgelost voordat de werknemers worden overgedragen.

Kortom, een overstap is niet erg ingewikkeld. Het is een process dat we samen doorlopen, waar wij onze kennis en ervaring inzetten om de transitie voor alle partijen zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Payroll is een arbeidsvorm waarbij een externe partij, het payrollbedrijf (Payper), de verantwoordelijkheid voor de salarisadministratie en de arbeidsrechtelijke verplichtingen (bijvoorbeeld de arbeidscontracten, de personeels- en salarisadministratie en de samenwerking met instanties) van een werkgever overneemt en dus ook de werkgeversrisico’s zoals kosten bij verzuim.

Bij een payrollconstructie is de werknemer formeel in dienst bij het payrollbedrijf, maar werkt deze feitelijk bij de opdrachtgever. Het payrollbedrijf wordt dan de formele werkgever en neemt zaken zoals de loonbetaling, afdracht van sociale premies en belastingen en het naleven van de arbeidsvoorwaarden voor haar rekening. Dit betekent dat de opdrachtgever zich kan richten op het begeleiden en aansturen van de werknemer en minder administratieve lasten heeft.

Het voordeel van een payrollconstructie voor werkgevers is dat zij minder administratieve lasten hebben en minder risico lopen op het gebied van arbeidsrechtelijke verplichtingen, omdat deze bij het payrollbedrijf liggen. Voor werknemers kan een payrollconstructie voordelen hebben op het gebied van zekerheid en betaling van salaris en sociale premies.

Het is belangrijk om op te merken dat de werknemer bij een payrollconstructie niet in loondienst is bij de opdrachtgever, maar bij het payrollbedrijf.

De reden dat je voor payrolling kiest is divers.

Over het algemeen kies je ervoor, omdat je zoveel mogelijk tijd over wilt hebben voor je bedrijf en je medewekers. De administratieve rompslomp die er komt kijken bij het aannemen en in dienst hebben van medewerkers wordt veelal onderschat.

Daarnaast komt er bij het in dienst hebben van medewerkers veel meer kijken dan alleen de administratie. Wetgeving, CAO, contracten, juridische vraagstukken, ARBO dienst en begeleiding van zieke medewerkers, om maar even een paar zaken te noemen.

Financieel heeft het ook grote impact. Het werk, de leveranciers en vooral de risico’s. Dat laatste wordt vaak sterk onderschat. Een verkeerd contract? De werknemer staat in zijn recht. Zieke medewerker? Geen goede begeleiding komt je duur te staan. Veel nieuwe medewerkers? Het dossier moet wel op orde zijn van al die nieuwe medewerkers.

Bedrijven denken vaak dat het met een stukje software en een accountant is opgelost. Helaas. Dat zijn slechts middelen. Kennis, kunde en ervaring is hetgeen noodzakelijk is om een goed werkgever te zijn.

En dat is nu juist wat payrolling biedt. Die is in al dit soort zaken gespecialiseerd.

Wanneer je als bedrijf iemand hebt aangenomen, nemen wij als payrollbedrijf die persoon juridisch over. We maken dan een arbeidsovereenkomst. En houden hierbij rekening met de juiste CAO en arbeidsvoorwaarden die ook voor andere medewerkers gelden.

Ook het regelwerk voor HR nemen we over. Denk aan het berekenen en afdragen van de werknemerslasten. En aanmelding bij de Belastingdienst en een pensioenfonds. Maar ook de loonadministratie. Wij zorgen voor de loonstroken en jaaropgaven en maken salarissen over.

Als werkgever ontvang je vervolgens een factuur voor onze payrolldienstverlening.

Kies je voor payrolling via Payper, dan mag je rekenen op uitgebreide informatie en begeleiding, voor jou en je medewerkers.

De afspraken over samenwerking leggen we vast in een payrollcontract. We nemen medewerkers juridisch van je over, en dat betekent dat we alle administratieve- en juridische HR-zaken rondom het werkgeverschap voor je regelen. En we staan altijd klaar, wanneer je payrollmedewerkers vragen hebben. Of wanneer jij als werkgever wil sparren of advies nodig hebt. We zorgen ook voor de juiste begeleiding bij ziekteverzuim, arbeidsconflicten en juridische zaken.

Ondertussen is er op de werkvloer weinig te merken van payrolling. De processen binnen jouw organisatie voor het aannemen en aansturen van medewerkers veranderen niet. En payrollmedewerkers hebben dezelfde arbeidsvoorwaarden als reguliere medewerkers.

Uitzenden

Een uitzendbureau heeft een allocatiefunctie en is dus verantwoordelijk voor het actief bij elkaar brengen van vraag en aanbod.

Er wordt een cao voor uitzendkrachten (ABU, NBBU) gevolgd, waarin het fasensyssteem mag worden toegepast. Dit zijn kortlopende contracten met weinig zekerheid. De medewerkers geniet dus niet dezelfde voorwaarden als jouw eigen medewerkers

Detacheren

Een detacheringsbureau heeft, net als een uitzendbureau, een allocatiefunctie (verantwoordelijk voor het actief bij elkaar brengen van vraag en aanbod.)

Een detacheringsovereenkomst is een uitzendovereenkomst volgens een cao voor uitzendkrachten.De overeenkomst heeft een duidelijke einddatum, de arbeidsvoorwaarden zijn vaak beter dan uitzenden en er is meestal een urengarantie besproken (meer zekerheid dan een uitzendkracht).

Een gedetacheerde werknemer heeft, in tegenstelling tot een uitzendkracht, wel een formele arbeidsrelatie met jou. Maar de zekerheden zijn beperkter ten opzichte van jouw eigen personeel. En heeft niet dezelfde voorwaarden.

Payrolling

De werkgever is zelf verantwoordelijk voor werving en selectie van werknemers. Een payrollbedrijf heeft dus geen allocatiefunctie. Pas wanneer de juiste match is gemaakt krijgt het payrollbedrijf een rol. Vaak heeft een payrollbedrijf overigens wel een recruitment afdeling. Dus u staat er niet alleen voor.

Een payrollbedrijf wordt dus uitsluitend tussen een werkgever en werknemer geplaatst om als administratieve maar ook juridische werkgever te dienen.

Een medewerker in dienst via een payrollbedrijf, maar genietdezelfdearbeidsvoorwaardenals personeel dat je zelf in dienst hebt. De zekerheden van een medewerker zijn dus vele malen beter als die van een uitzendkracht of gedetacheerde.

Conslusie

In alle opzichten is payrolling debeste oplossingvoor uw medewerkers.

Hoewel er vaak wordt gedacht van wel, is dit meestal niet het geval. Als werkgever bespaar je met payrolling namelijk veel tijd. Werkgeversrisico’s nemen wij van je over. Zo hoef je zieke medewerkers niet door te betalen. Ook profiteer je vaak mee van schaalvoordelen of automatisering. En bedenk je: je hebt geen of minder kosten voor HR-personeel of software.

Het is dus belangrijk om een goede vergelijking te maken. Vaak blijkt payrolling voor veel werkgevers juist goedkoper dan medewerkers in vaste dienst.
Benieuwd naar de kosten voor payroll voor jouw organisatie? We rekenen het je graag voor.

Omdat er flink wat factoren meespelen die de hoogte van het payroll tarief bepalen, is het vaak lastig om eenduidige payroll offertes te ontvangen. Dat maakt het lastig om een goede vergelijking te maken.

Sommige payroll offertes roepen meer vragen op dan dat ze je antwoord bieden. Dat schiet niet op. Je wil natuurlijk weten welk aanbod het beste bij jouw organisatie past. En daar helpen wij graag bij! Wij stellen je de juiste vragen over jouw situatie en wensen, voor een overzichtelijke payroll offerte. Waarmee jij in staat bent een helder beeld te creëren over je payrollkosten.

Het belangrijkste waar je op moet letten bij een payroll offerte is wat er allemaal in het payroll tarief zit inbegrepen. Dit verschilt namelijk erg per payrollbedrijf. In de omrekenfactor van payrolling zitten vaak werkgeverslasten, zoals pensioenen en premies. Maar ook kosten die je anders maakt voor je HR-afdeling. Zoals kosten voor HR-software en de inhuur van juridische kennis. Ook of een payroll bedrijf wel of niet gecertificeerd is, kan verschil maken in de kosten.

Als je na wil gaan of de payroll offerte gunstig is, let er dan op of het volgende zit inbegrepen in de payroll offerte:

• reserveringen voor vakantiegeld
• werkgeverspremies
• ziektekosten
• pensioenlasten
• verlofdagen
• vakantiegeld
• Of het vakantiegeld wel of niet zit inbegrepen, zorgt vaak voor een groot verschil in het tarief. Iets om extra op te letten. Want dan kunnen er later dus nog kosten bijkomen.

Allereerst belangrijk te vermelden is dat de kostenidentiekzijn aan uw eigen kosten.

Kosten van personeel zijn afhankelijk van de situatie van de medewerker. Zo speelt het aantal werkuren een rol. Maar ook het ‘soort’ medewerker. De tarieven voor studenten zijn bijvoorbeeld anders dan voor reguliere werknemers. De kosten worden beïnvloed door onder andere:

• branche (CAO)
• ziekterisico
• ontslagrisico
• vakantiegeld
• vakantiedagen
• adv-dagen
• kort en bijzonder verlof
• feestdagen
• soort arbeidsovereenkomst (de duur ervan)
• pensioen